I mange virksomheter er e-post en selvfølgelig del av den daglige driften. E-post blir sendt eller mottatt via arbeidsgivers datamaskiner eller mobiltelefoner. Hvilke regler gjelder for arbeisdgivers innsyn i den ansattes
e-post?
Innsyn i e-post krever at det foreligger saklig behov
Arbeidsgiver kan kun sjekke de ansattes e-post hvor han har saklig behov for dette. Saklig behov for innsyn kan for eksempel foreligge hvor arbeidsgiver må følge opp kunder og samarbeidspartnere når arbeidstakeren er syk eller er på ferie. Også der arbeidstaker mistenkes for kriminalitet eller illojalitet, kan det foreligge saklig behov for arbeidsgiverens innsyn.
Fremgangsmåte dersom det foreligger saklig behov for innsyn i arbeidstakers e-post
Dersom det foreligger saklig behov for innsyn i arbeidstakers e-post, er utgangspunktet at arbeidsgiver skal innhente samtykke fra arbeidstaker til innsyn. Videre skal det foreligge retningslinjer for i hvilken grad arbeidsgiver kan foreta innsyn i arbeidstakers e-post, hvordan dette skal gjøres osv. Disse retningslinjene kan for eksempel tas inn i virksomhetens datainstruks, og alle ansatte bør da gjøres oppmerksomme på instruksens innhold. På denne måten har arbeidstakerne mulighet til å lage en egen mappe, merket privat, hvor de kan legge sin private e-post. Saklig behov for innsyn for arbeidsgiver vil normalt begrense seg til virksomhetsrelaterte e-post, og arbeidsgiver har derfor ikke adgang til å åpne e-poster som er merket som privat, eller hvor det fremkommer av tittelen eller vedlegget at det er privat. Kontrollen skal avbrytes dersom en tilsynelatende virksomhetsrelatert e-post, viser seg å være privat. Unntak fra samtykke fra arbeidstaker kan foreligge hvor det er klare retningslinjer for innsyn ved fravær og arbeidsgiver kun sjekker arbeidstakers e-post av hensyn til den daglige driften. I slike tilfeller skal arbeidstaker alltid underrettes om at arbeidsgiver har sjekket e-posten.
Arbeidsgiver mistenker arbeidstaker for straffbare forhold eller grove brudd på arbeidsavtalen
Hvor arbeidsgiver mistenker arbeidstaker for illojal opptreden eller for å begå kriminelle handlinger, kan tilfelle være at arbeidstaker ikke vil samtykke i innsyn. Arbeidsgiver risikerer også i slike tilfelle at arbeidstaker sletter bevis. Arbeidsgiver bør da kontakte politiet, da det er det offentliges oppgave å etterforske slike saker.
Hvis arbeidsgiver derimot har mistanke om grove brudd på arbeidsavtalen, må det vurderes i hvert enkelt tilfelle om personopplysningsloven gir rett til innsyn. Adgang til innsyn kan følge av personopplysningsloven § 8 bokstav f, som gir rett til innsyn hvor arbeidsgivers saklige behov overstiger arbeidstakerens personverninteresser.
Relevante momenter kan i slike tilfeller for eksempel være:
- Dersom forholdet mistanken dreier seg om ikke kan berettige til avskjed eller oppsigelse, skal det mye til for at arbeidsgivers interesser overstiger personverninteresser.
- Har arbeidsgiver kun en svak antagelse eller mistanke, vil man neppe ha adgang til innsyn i arbeidstakers e-post ettersom det er en stor sjanse for at mistanken er uberettiget.
Dersom arbeidsgiver etter interesseavveiningen kommer til at han har rett til innsyn, bør arbeidstaker og en eventuelt tillitsvalgt være tilstede når innsyn foretas. På den måten kan arbeidstakeren gis mulighet til å be arbeidsgiver styre unna ikke relevante personlige e-poster.
Selv om arbeidsgiver har innsynsrett, er som nevnt utgangspunktet at arbeidsgiver ikke har rett til innsyn i klart private e-post. Arbeidstaker kan ha skjult e-post som privat og i slike tilfelle kan det tenkes at arbeidsgiver har innsynsrett dersom det er stor mistanke om straffbare forhold eller grove brudd på arbeidsavtalen.
Dersom arbeidsgiver har foretatt innsyn, skal arbeidstaker varsles og gis informasjon om hvilke e-poster som er åpnet. Det er ikke tillatt å drive systematisk overvåkning av ansatte.
Arbeidsgiver foretar ulovlig innsyn i arbeidstakers e-post
Hvis arbeidsgiver foretar innsyn i arbeidstakers e-post i strid med personopplysningsloven, kan han risikere følgende sanksjoner:
- Arbeidsgiver kan bli ilagt tvangsmulkt fra Datatilsynet.
- Virksomhetene kan bli erstatningsansvarlig overfor den krenkende arbeidstaker.
- Dersom arbeidsgiver med vilje eller grovt uaktsomt bryter personopplysningsloven, kan han også risikere både bøter og fengsel.
- Arbeidsgiver kan også risikere at bevis fremskaffet på lovstridig måte blir avskåret i en eventuell rettssak. Dette innebærer at retten ikke vil legge vekt på slike bevis.